Grafika ilustracyjna wygenerowana przez AI – jeśli do artykułu zostanie użyta grafika wygenerowana przez sztuczną inteligencję.
Masz dość Excela i chaosu? Stworzymy system CRM dopasowany do Twojej firmy
System CRM dla firmy może zastąpić dziesiątki arkuszy, notatek, wiadomości i ręcznie prowadzonych zestawień. Jeśli chcesz mieć klientów, zapytania, oferty, zamówienia, zadania, dokumenty czy stany magazynowe w jednym miejscu, możemy stworzyć dla Ciebie indywidualny system dopasowany do sposobu, w jaki naprawdę działa Twój biznes.
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego programu z setkami funkcji. Często problem jest dużo prostszy: dane klientów są w Excelu, zamówienia przychodzą mailem, pracownicy zapisują informacje w różnych miejscach, a znalezienie historii konkretnego zlecenia zajmuje więcej czasu, niż powinno.
Właśnie wtedy dobrze zaprojektowany CRM zaczyna mieć sens. Zamiast dostosowywać firmę do gotowego programu, można stworzyć narzędzie odpowiadające konkretnemu procesowi pracy.
System CRM dla firmy – co to właściwie jest?
CRM to skrót od Customer Relationship Management, czyli zarządzania relacjami z klientami. W praktyce jest to system, w którym można przechowywać informacje o klientach, zapytaniach, sprzedaży, zleceniach i kontaktach z firmą.
Nowoczesny CRM nie musi jednak kończyć się na książce adresowej. Może być centralnym panelem firmy, z którego pracownik sprawdzi klienta, status zamówienia, termin zadania, dokumenty, magazyn czy historię całej współpracy.
Więcej o samej idei CRM można przeczytać również w wyjaśnieniu Salesforce dotyczącym Customer Relationship Management .
Nie sprzedajemy gotowego programu z półki
Najpierw ustalamy, jak działa Twoja firma i gdzie obecnie tracisz najwięcej czasu. Dopiero później dobieramy moduły i budujemy system. Dzięki temu nie płacisz za dziesiątki funkcji, których nigdy nie wykorzystasz.
Co realnie możemy stworzyć?
Zakres może być bardzo różny. Innego narzędzia potrzebuje firma usługowa, innego magazyn, warsztat samochodowy, sklep internetowy, agencja, firma budowlana czy przedsiębiorstwo zajmujące się transportem.
Przykładowe moduły systemu CRM
- Baza klientów i firm – dane kontaktowe, adresy, notatki, dokumenty i pełna historia klienta.
- Leady i zapytania – nowe kontakty trafiają do jednej listy i można przypisać im status oraz osobę odpowiedzialną.
- Lejek sprzedaży – od pierwszego kontaktu przez ofertę aż do sprzedaży lub realizacji.
- Zamówienia i zlecenia – własne statusy, terminy, przypisani pracownicy i historia zmian.
- Zadania i przypomnienia – terminy kontaktu, telefony, spotkania, odbiory czy kolejne etapy zlecenia.
- Kalendarz – wspólne terminy dla firmy lub oddzielne kalendarze pracowników.
- Dokumenty – możliwość przechowywania plików przy konkretnym kliencie lub zamówieniu.
- Generowanie PDF – na przykład ofert, potwierdzeń, protokołów czy wewnętrznych dokumentów.
- Panel pracowników – każde konto może mieć inne uprawnienia i widzieć tylko potrzebne dane.
- Dashboard – najważniejsze liczby, statusy, zadania i informacje widoczne od razu po zalogowaniu.
CRM może obsługiwać również magazyn i skanowanie produktów
Jeśli firma pracuje z towarem, indywidualny CRM można rozbudować również o prosty lub bardziej zaawansowany moduł magazynowy.
System może przechowywać nazwę produktu, numer artykułu, kod EAN, ilość na magazynie, lokalizację produktu, numer regału czy informacje o ostatnim ruchu magazynowym.
Możliwe jest także wykorzystanie kamery telefonu, komputera lub zwykłego skanera do odczytywania kodów kreskowych. Po zeskanowaniu produktu system może sprawdzić, czy jest to właściwy artykuł dla aktualnie kompletowanego zamówienia.
Przykład: kompletowanie zamówienia
Pracownik otwiera zamówienie, skanuje kolejne produkty, a system na bieżąco pokazuje, czy wszystko się zgadza. Po skompletowaniu całości zamówienie może automatycznie przejść do kolejnego statusu.
Automatyzacje zamiast wykonywania ciągle tych samych czynności
Jedną z największych korzyści indywidualnego systemu jest możliwość automatyzowania powtarzalnych działań.
Jeżeli w Twojej firmie pracownik codziennie kopiuje dane z jednego miejsca do drugiego, ręcznie zmienia statusy, wysyła podobne wiadomości albo tworzy te same dokumenty, część takich czynności można uprościć.
System może na przykład utworzyć zadanie po zmianie statusu klienta, przypomnieć o terminie, przygotować dokument, wysłać wiadomość e-mail albo przekazać dane do innego modułu.
Integracje z innymi programami? Tak, ale pod jednym warunkiem
CRM nie zawsze musi działać jako zamknięty system. Możemy również przygotować integracje z zewnętrznymi narzędziami, jeżeli dany program udostępnia odpowiednie API, webhooki albo możliwość wymiany danych.
Może to dotyczyć na przykład sklepu internetowego, programu magazynowego, formularza na stronie, systemu płatności, narzędzia kurierskiego czy innej aplikacji używanej już w firmie.
Nie obiecujemy integracji, zanim nie sprawdzimy systemu
Nie każdy zewnętrzny program pozwala na swobodne połączenie z innymi aplikacjami. Dlatego przed wyceną sprawdzamy, czy dana usługa ma API lub inną techniczną możliwość wymiany danych.
System na komputer, tablet i telefon
Indywidualny system CRM może działać jako aplikacja webowa otwierana w przeglądarce. Dzięki temu pracownik może korzystać z niego na komputerze w biurze, tablecie na magazynie albo telefonie podczas pracy w terenie.
Interfejs może zostać dostosowany również do urządzeń mobilnych. Nie oznacza to przeniesienia całego dużego panelu 1:1 na mały ekran. Na telefonie najważniejsze funkcje mogą być pokazane w prostszy i szybszy sposób.
Każdy pracownik nie musi widzieć wszystkiego
W systemie można przygotować różne role i poziomy dostępu. Przykładowo pracownik magazynu może widzieć zamówienia i produkty, handlowiec klientów i oferty, a właściciel firmy pełny dashboard oraz raporty.
Można również prowadzić historię zmian, dzięki czemu łatwiej sprawdzić, kiedy status został zmieniony lub kto wykonał konkretną czynność.
Nie musisz od razu budować ogromnego systemu
Dobry system CRM dla firmy nie musi powstać od razu w wersji zawierającej wszystko. Często najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od kilku najważniejszych modułów.
Na początku może to być baza klientów, zapytania, zlecenia i zadania. Gdy system zacznie działać w codziennej pracy, można dołożyć magazyn, dokumenty, skanowanie, automatyzacje czy kolejne integracje.
Takie podejście pozwala szybciej uruchomić pierwszą wersję i sprawdzić na realnej pracy firmy, które funkcje są naprawdę potrzebne.
Co możemy wdrożyć w Twoim CRM?
- baza klientów i kontrahentów,
- zapytania i leady,
- lejek sprzedażowy,
- oferty i zamówienia,
- statusy realizacji,
- zadania i kalendarz,
- role i konta pracowników,
- dashboard i podstawowe raporty,
- dokumenty i generowanie PDF,
- magazyn i lokalizacje produktów,
- EAN i skanowanie kodów,
- automatyczne zmiany statusów i przypomnienia,
- integracje z zewnętrznymi systemami, jeśli technicznie jest to możliwe,
- wersję dostosowaną do komputera, tabletu i telefonu.
Dla jakich firm możemy przygotować CRM?
Nie ograniczamy systemu do jednej branży. Najważniejszy jest proces, który ma zostać uporządkowany.
Indywidualny CRM może sprawdzić się między innymi w firmach usługowych, budowlanych, elektrycznych, transportowych, magazynach, sklepach internetowych, warsztatach, firmach zajmujących się sprzedażą, marketingiem czy obsługą klientów.
Jeżeli obecnie część firmy działa na Excelu, WhatsAppie, e-mailach i kartkach, bardzo często da się te informacje połączyć w jednym panelu.
Potrzebujesz systemu CRM dla swojej firmy?
Napisz do nas i opisz krótko, czym zajmuje się Twoja firma oraz co obecnie najbardziej utrudnia Ci pracę. Powiedz, jakie dane zapisujesz, kto korzysta z systemu i które czynności chciałbyś uprościć.
Na tej podstawie możemy ustalić, jakie moduły będą potrzebne i przygotować rozwiązanie dopasowane do konkretnego biznesu.
NAPISZ W SPRAWIE CRMFAQ – system CRM dla firmy
Co to jest CRM?
CRM to system do zarządzania relacjami z klientami. Może przechowywać dane klientów, historię kontaktu, zapytania, oferty, zamówienia, zadania i inne informacje potrzebne w codziennej pracy firmy.
Czy CRM może zostać dopasowany do konkretnej firmy?
Tak. W przypadku systemu tworzonego indywidualnie można dopasować moduły, statusy, pola, uprawnienia i procesy do sposobu działania konkretnej firmy.
Czy CRM może obsługiwać magazyn?
Tak. Możemy przygotować moduł produktów, stanów magazynowych, lokalizacji, kodów EAN oraz skanowania produktów podczas kompletowania zamówień.
Czy system można później rozbudować?
Tak. Dobrym rozwiązaniem jest często uruchomienie najważniejszych funkcji, a następnie dodawanie kolejnych modułów wraz z rozwojem firmy.